Prozesssicherung durch Dokumentation

Dokumentation ist eines der wichtigsten qualitätssichernden Mittel, um Prozesse wie geplant durchzuführen. Bei Mitarbeitern ist Dokumentation nicht beliebt. Hier kommt es darauf an, Formulare so aufzubauen, dass sie die Arbeit strukturieren und erleichtern.

Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation sind:

  • Formulare sind veraltet. Es kursieren mehrere Versionen.
  • Formulare sind zu umfangreich und zwingen zu irrelevanten Eingaben oder weisen große Lücken auf.
  • Formulare sind zu starr und lassen nicht zu, dass Besonderheiten und individuelle Lösungen festgehalten werden (Nachteile der Standardisierung).
  • Formulare sind zu freitextlastig, was spätere Auswertungen erschwert.

Empfehlung:

  • Forsten Sie Ihren Bestand an Formularen durch. Werfen Sie alle weg, was veraltet ist.
  • Kürzen Sie auf das Nötigste.
  • Lassen Sie die Formulare dem Ablauf des Prozesses folgen.
  • Dokumentieren Sie elektronisch. Das Programm prüft auf Vollständigkeit und Plausibilität und verhindert aufwendige Nacharbeiten. Sie können statistische Auswertungen anfertigen und die Dokumentation zur Kommunikation nutzen. Doppeleingaben entfallen.

Wir bieten an:

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