Administration und Datenschutz
des WIMES-Webportals
Verschlüsselung
Sichere Daten, geschützter Zugriff
Ihr persönlicher Orga-Schlüssel sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen innerhalb Ihrer Organisation auf sensible Daten zugreifen können – selbst Administratoren im e/l/s-Institut nicht. Ergänzende Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsrechte, Fallschlüssel, HTTPS-Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßige Backups schützen die Daten zusätzlich vor unbefugtem Zugriff und Verlust. Sobald der Zweck der Datenspeicherung erfüllt ist, werden die Daten gelöscht – bei der Wirkungsevaluation nach zwei Monaten, bei Fallakten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Das Organigramm abbilden
Die Ordnung der Falldatei folgt dieser Logik:
- Der Fall ist verbunden mit dem zuständigen Mitarbeiter (Fallverantwortlicher, Bezugserzieher, Lehrer, Therapeut usw.).
- Der Mitarbeiter ist verbunden mit einem Team, einem Standort, einer Arbeitsgruppe usw.
- Die Gruppe ist verbunden mit einer Abteilung.
- Die Abteilung ist verbunden mit einer Organisation.
Es geht also um die Verortung der Fälle und der Mitarbieter/innen (genannt Benutzer) in einem Organigramm.
Das Organigramm wird im WIMES-Webportal abgebildet. Besonderheiten in bestimmten Organisationsteilen können konfiguriert sein. Später sind Teil-Auswertung bis auf die Gruppenebene möglich. Ein Herunterbrechen auf den einzelnen Mitarbeitenden ermöglichen wir nicht. Es geht nicht um Personalüberwachung!
Benutzer und Rechte
Es können unbegrenzt viele Benutzer angelegt werden. Am besten bekommen jeder einen individuellen Zugang, der mit Fallarbeit zu tun hat.
Jede/r Benutzer/in generiert ein eigenes Passwort und wird mit den Rechten versorgt, die er/sie für die Arbeit braucht (Fallanlage, bearbeiten, lesen, weiterleiten, beenden usw.).
Die Nutzung des WIMES-Webportals ist intuitiv leicht zu verstehen. Eventuell können Schulungen oder Manuale oder Tutorial-Filme unterstützen. Bei Schwierigkeiten hilft das e/l/s-Institut oder der/die WIMES-Koordinator/in.
WIMES-Koordinator/in
Die umfangreichsten Rechte hat die WIMES-Koordination.
Sie/er administriert die Benutzer, korrigiert bei Fehleingaben und hilft bei Unsicherheiten bei der Dokumentation. Im engen Kontakt mit dem e/l/s-Institut können alle Probleme behoben und die Werkzeuge noch passender gemacht werden.